مشکلات و نارسائیها
- وجود بیش از یک پرونده در بایگانی برای هر ملک
- عدم وجود طبقه بندی مناسب پرونده ها
- مفقود شدن پرونده و اسناد مربوط به آن
- قائم به شخص بودن
- اتلاف وقت زیاد برای جستجوی پرونده ها
- وابستگی گردش پرونده بین واحدهای مختلف به حضور فیزیکی مالک
- اتلاف وقت پرسنل شهرسازی جهت پاسخگویی به مراجعین
- عدم استخراج گزارشهای بهنگام آماری و مدیریتی مختلف
- عدم ارائه اطلاعات بهنگام برای سطوح بالای مدیریت
- بالا بودن زمان انتقال پرونده معادل ۷۰ برابر زمان انجام کار بر اساس مطالعات انجام شده
- حرکت پرونده بین دوایر مختلف اغلب وابسته به حضور مالک می باشد
- اتلاف وقت وانرژی زیاد جهت ثبت گردش کار پرونده.
- سرگردانی پرونده ها بین دوایر ذیربط و غیر ذیربط بدلیل عدم وجود گردش کار مشخص برای درخواست های مختلف
- تاثیر اجرای طرح جامع سیستم یکپارچه شهرسازی
- طبقه بندی درخواست ها و تهیه گردش کار برای آنها
استفاده از تکنولوژی گردش کار (Work Flow) توانائی و انعطاف فوق العاده را به سیستم یکپارچه شهرسازی افزوده است. با بهره گیری از این تکنولوژی مدیران سیستم، درخواست های مختلف را طبقه بندی کرده ، مدارک مورد نیاز جهت تشکیل پرونده بر اساس نوع درخواست مشخص کرده و برای هرکدام از آنها گردش کار خاصی تعریف می کنند. سیستم جامع شهرسازی هنگام تشکیل پرونده بر اساس نوع درخواست مراجعین مدارک مورد نیاز را برای تشکیل پرونده اعلام می کند و حتی قادر است که مراحل بعدی انجام کار را با ذکر زمان انجام آن به مراجعین اعلام کن.
حذف و کاهش اسناد و اوراق بایگانی
سیستم یکپارچه شهرسازی، دارای نقش بسزایی درحذف و کاهش اسناد و اوراق بایگانی می باشد. این سیستم قادر است پس از پیاده سازی بیش از سه چهارم از اسناد و اوراق بایگانی را کاهش دهد و علاوه بر کاهش حجم فضای فیزیکی بایگانی، تعدادپرسنل در گیر با بایگانی های شهرسازی، نوسازی. اصناف را نیز کاهش دهد. عملیات تشکیل پرونده برای هرملک فقط یکبار انجام خواهد شد و پس از آن در واحد های مختلف صرفا عملیات تکمیل پرونده بر اساس نوع درخواست متقاضی انجام خواهد شد. عملیات تکمیل پرونده نیز باتوجه به سوابق ملک با راهنمایی و هدایت سیستم براحتی و بسرعت انجام خواهد شد.
عدم اتکا به محفوضات ذهنی پرسنل
یکی دیگر از قابلیت های عمده سیستم یکپارچه شهرسازی، عدم اتکا به محفوضات ذهنی مسئولان واحد تشکیل پرونده می باشد، چون تمامی اطلاعات لازم جهت تشکیل و تکمیل پرونده را سیستم براحتی در اختیار مسئول واحد قرار می دهد. بنا براین سیستم از حالت وابستگی به پرسنل خارج خواهد شد q اعلام و اخذ یکباره مدارک مورد نیاز جهت رسیدگی به درخواست مراجعین یکی دیگر از قابلیت های و توانایی های سیستم یکپارچه شهرسازی اعلام واخذ یکباره مدارک مورد نیاز جهت پاسخ به درخواست ارائه شده می باشد. در روند موجود با توجه به نیاز واحدها، مدارک مورد نیازدر مقاطع مختلف از شهروندان اخذ می گردد که این امر موجب اتلاف وقت مراجعین ونارضایتی آنها از روند انجام کار در شهرداری می باشد.
جمع آوری اطلاعات جامع ملک
براساس برنامه کاری، مامور بازدید به محل وقوع ملک های مورد نظر در سطح شهر مراجعه میکند و فرم های خاصی که در قالب سیستم یکپارچه شهرسازی تهیه گردیده است منطبق با دستورالعمل مربوطه تکمیل می نماید. با تکمیل این فرم ها، کلیه اطلاعات لازم برای کار با پرونده با ساختاری مناسب و دقیق و با یکبار بازدید از ملک جمع آوری شده و در اختیار بخشهای دیگر قرار می گیرد. بدین ترتیب مراجعات مکرری که در بعضی موارد جهت بازدید از ملک در وضع موجود انجام می شود، حذف شده و نقایص و ابهام های ناشی از گزارشات سلیقه ای ماموران بازدید که موجب تضییع حقوق مردم یا شهرداری و ایجاد مشکلات درون سازمانی برای مدیران و سایر کارمندان در روند اجرای کار می گردد، مرتفع شده و مامور بازدید در یک مراجعه، گزارشگیری دقیقی را از وضع ملک به عمل خواهد آورد.
استفاده واحدهای درآمدو نوسازی و اصناف از اطلاعات جمع آوری شده
با توجه به اینکه در بازدیدهای انجام شده از ملک که توسط کارشناسان واحد شهرسازی انجام می شود، اطلاعات جامعی از ملک بر داشت می شود که پاسخگوی نیازهای اطلاعاتی واحدهای نوسازی و اصناف نیز می باشد. بنا براین نیاز به بازدید های مجدد توسط کارشناسان واحدهای نوسازی و اصناف از ملک وجود ندارد. بعبارت دیگر، واحدهای کارشناسی ادارات شهرسازی، نوسازی و اصناف در هم ادغام خواهند شد.
جلوگیری از بازدیدهای مکرر ملک
همانطور که اشاره شد بمنظور برداشت اطلاعات وضع موجود ملک، فرم های جامعی طراحی شده است که پاسخگویی نیازهای اطلاعاتی بخشهای مختلف رسیدگی کننده به درخواستهای مراجعین باشد.نیاز به بازدید های مجدد بمنظور برداشت اطلاعات مورد نیاز واحدهای مختلف که در حین گردش پرونده انجام می شد، مرتفع می شود.
بایگانی
در سیستم مکانیزه و یکپارچه شهرسازی، نوسازی واصناف، بایگانی نیز دچار تغییرات ساختاری شده است و موجب بروز تحولاتی اساسی در سیستم موجود بایگانی مناطق خواهد شد.
ادغام بایگانی های شهرسازی، نوسازی و اصناف
با پیاده سازی سیستم یکپارچه شهرسازی در شهرداری مشهد، با توجه به اینکه اطلاعات بایگانی اداره نوسازی و اصناف زیر مجموعه اطلاعات بایگانی شهرسازی است، بایگانی این ادارات در هم ادغام شده اند.
ایجاد نظم وترتیب پرونده ها
بایگانی پرونده ها بر اساس کلاسه نوسازی میباشد و نحوه دسترسی به پرونده ها در بایگانی بر اساس کلاسه نوسازی میباشد. علاوه بر کلاسه نوسازی در سیستم مکانیزه شهرسازی، کلیه املاک دارای یک شماره سیستمی می باشند که به موقعیت ملک آنها بر روی نقشه اختصاص می یابد و مانع از تشکیل پرونده های مجدد برای املاکی که دارای کد نوسازی نمی باشند، می شود
جلوگیری از مفقود شدن پرونده و اسناد مربوط به آن
با توجه به اینکه کلیه اطلاعات مربوط به انجام مراحل کاری مختلف، در سیستم بصورت لحظه ای ثبت می شود، دیگر مسئولین و پرسنل شهرداری نگران مفقود شدن اسناد داخل پرونده نمی باشند، چرا که اطلاعات مربوط به پرونده در سیستم وجود دارد و بسادگی می توان، اسناد گم شده را جایگزین کرد.
عدم وابستگی به پرسنل
در سیستم جدید، کلیه پرسنل شهرسازی در صورت داشتن مجوز دسترسی به راحتی می توانند اطلاعات پرونده های موجود در بایگانی را ملاحظه نموده و به مرور زمان نیاز به مطالعه فیزیک پرونده نیز از بین خواهد رفت. بنابراین سیستم از حالت وابستگی به پرسنل خاص خارج خواهد شد.
گزارشات سیستم
سیستم یکپارچه شهرسازی امکان تهیه گزارشات آماری و مقایسه ای متنوع را برای مدیران وسیاست گذاران شهرداری بهمراه نمودارهای گرافیکی فراهم ساخته است. گزارشاتی بشرح زیر با اعمال فیلتر های مختلف با استفاده از سیستم یکپارچه شهرسازی سیستم یکپارچه شهرسازی قابل تهیه می باشند.
گزارشات آماری
- گزارش پروانه های صادره بصورت دوره ای
- گزارش گواهی های صادره بصورت دوره ای
- گزارش پرونده های ارسالی به کمیسیون ها بصورت دوره ای
- تعداد و وضعیت پرونده های در جریان به تفکیک واحد
- تعداد و وضعیت پرونده های بایگانی
- تعداد پرونده های راکد
- گزارش مساحت عرصه املاک ثبت شده
- عوارض پروانه های صادره به تفکیک نوع عوارض
- گزارش گواهی های صادره به تفکیک کاربری
- جرایم کمیسیون ها
- و…
گزارشات مدیریتی
- گزارش عملکرد کاربران به تفکیک بخش و نام کاربر
- گزارش عملکرد صدور پروانه
- گزارش پرونده های معلق
- گزارش عملکرد صدور گواهی
- گزارش وضعیت پرونده های در جریان
- گزارش پرونده های کمیسیون ها
- و…
گزارشات تجمیعی
- گزارش پروانه های صادر به تفکیک مناطق
- گواهی های صادره به تفکیک مناطق
- پرونده های ارسالی به کمیسیون به تفکیک نوع کمیسیون و منطقه
- عوارض پروانه های صادره به تفکیک مناطق
- گزارش خلافهای تعیین شده به تفکیک نوع خلاف و منطقه
- وضعیت آراء اجرا شده به تفکیک منطقه
- و…
طراح گردش کار سیستم یکپارچه، ابزاری جهت تعریف نمودن گردش کارهای مختلف براساس نوع درخواست می باشد. با استفاده از این ابزار می توان مراحل مختلف گردش کار یک در خواست (درخواست صدور پروانه، در خواست پایانکار و…) را در محیطی گرافیکی طراحی نمود. سپس نرم افزار براساس گردش کار تعریف شده، پرونده را در واحد های مختلف شهرداری به گردش در خواهد آورد. طراح گردش کار سیستم یکپارچه شهرسازی علاوه بر محیط گرافیکی قدرتمند جهت ترسیم گردش کار، امکان ایجاد ارتباط مراحل کاری ایجاد شده در گردش کار به کاربران، تعیین حداکثر مدت انتظار پرونده جهت انجام عملیات بر روی پرونده، ارسال گزارش های خودکار از وضعیت پرونده های فعال در واحد ها به مدیران مختلف با استفاده از سیستم یکپارچه شهرسازی و پست الکترونیک، تعیین نوع عملیات بر روی پرونده متناسب با وضعیت پرونده را در اختیار کاربران این نرم افزار قرار می دهد. سرویس دهنده گردش کار سیستم یکپارچه شهرسازی، یکی از برنامه های سرویس دهنده سیستم یکپارچه شهرسازی میباشد که براساس گردش کار تعریف شده برای درخواست های مختلف، پرونده را در واحدهای مختلف شهرداری به گردش در می آورد و مدیران را در جریان روند عملیات واحدهای مختلف قرار می دهد.
سرویس دهنده گردش کار به همراه سرویس دهنده پست الکترونیک سیستم یکپارچه شهرسازی، مدیران مختلف شهرداری را در جریان آخرین وضعیت پرونده ها در واحدهای مختلف شهرداری قرار می دهد. با استفاده از این ابزار مدیران شهرداری قادرند که گزارش های خاصی را از مدت انتظار هرپرونده برای انجام کار در هر کارتابل، لیست پرونده هایی که در موعد مقرر اقدام لازم بر روی آنها انجام نشده، گزارش عملکرد کاربران و… را با استفاده از سیستم یکپارچه و پست الکترونیک در یافت کنند. سرویس دهنده پست الکترونیک سیستم یکپارچه شهرسازی آخر هر روز گزارشات خاصی را از عملکرد کاربران مختلف از سرویس دهنده اصلی سیستم یکپارچه شهرسازی دریافت می کند و آنرا به آدرس پست الکترونیکی مدیران ارسال می کند.
ارتباط سرویس دهنده گردش کار و سرویس دهنده پست الکترونیک سیستم یکپارچه شهرسازی
سرویس دهنده گردش کار سیستم یکپارچه شهرسازی، گزارشات مختلف از عملکرد کاربران، عملکرد واحدها و گردش پرونده ها در واحدهای مختلف را، با استفاده از سرویس دهنده پست الکترونیک سیستم یکپارچه شهرسازی، به آدرس الکترونیکی مدیران شهرداری ارسال می کند.
دیدگاه‌ها بسته شده‌اند.