مشكلات و نارسائيها
- وجود بيش از يك پرونده در بايگاني براي هر ملك
- عدم وجود طبقه بندي مناسب پرونده ها
- مفقود شدن پرونده و اسناد مربوط به آن
- قائم به شخص بودن
- اتلاف وقت زياد براي جستجوي پرونده ها
- وابستگي گردش پرونده بين واحدهاي مختلف به حضور فيزيكي مالك
- اتلاف وقت پرسنل شهرسازي جهت پاسخگويي به مراجعين
- عدم استخراج گزارشهاي بهنگام آماري و مديريتي مختلف
- عدم ارائه اطلاعات بهنگام براي سطوح بالاي مديريت
- بالا بودن زمان انتقال پرونده معادل ۷۰ برابر زمان انجام كار بر اساس مطالعات انجام شده
- حركت پرونده بين دواير مختلف اغلب وابسته به حضور مالك مي باشد
- اتلاف وقت وانرژي زياد جهت ثبت گردش كار پرونده.
- سرگرداني پرونده ها بين دواير ذيربط و غير ذيربط بدليل عدم وجود گردش كار مشخص براي درخواست هاي مختلف
- تاثير اجراي طرح جامع سيستم يكپارچه شهرسازي
- طبقه بندي درخواست ها و تهيه گردش كار براي آنها
استفاده از تكنولوژي گردش كار (Work Flow) توانائي و انعطاف فوق العاده را به سيستم يكپارچه شهرسازي افزوده است. با بهره گيري از اين تكنولوژي مديران سيستم، درخواست هاي مختلف را طبقه بندي كرده ، مدارك مورد نياز جهت تشكيل پرونده بر اساس نوع درخواست مشخص كرده و براي هركدام از آنها گردش كار خاصي تعريف مي كنند. سيستم جامع شهرسازي هنگام تشكيل پرونده بر اساس نوع درخواست مراجعين مدارك مورد نياز را براي تشكيل پرونده اعلام مي كند و حتي قادر است كه مراحل بعدي انجام كار را با ذكر زمان انجام آن به مراجعين اعلام كن.
حذف و كاهش اسناد و اوراق بايگاني
سيستم يكپارچه شهرسازي، داراي نقش بسزايي درحذف و كاهش اسناد و اوراق بايگاني مي باشد. اين سيستم قادر است پس از پياده سازي بيش از سه چهارم از اسناد و اوراق بايگاني را كاهش دهد و علاوه بر كاهش حجم فضاي فيزيكي بايگاني، تعدادپرسنل در گير با بايگاني هاي شهرسازي، نوسازي. اصناف را نيز كاهش دهد. عمليات تشكيل پرونده براي هرملك فقط يكبار انجام خواهد شد و پس از آن در واحد هاي مختلف صرفا عمليات تكميل پرونده بر اساس نوع درخواست متقاضي انجام خواهد شد. عمليات تكميل پرونده نيز باتوجه به سوابق ملك با راهنمايي و هدايت سيستم براحتي و بسرعت انجام خواهد شد.
عدم اتكا به محفوضات ذهني پرسنل
يكي ديگر از قابليت هاي عمده سيستم يكپارچه شهرسازي، عدم اتكا به محفوضات ذهني مسئولان واحد تشكيل پرونده مي باشد، چون تمامي اطلاعات لازم جهت تشكيل و تكميل پرونده را سيستم براحتي در اختيار مسئول واحد قرار مي دهد. بنا براين سيستم از حالت وابستگي به پرسنل خارج خواهد شد q اعلام و اخذ يكباره مدارك مورد نياز جهت رسيدگي به درخواست مراجعين يكي ديگر از قابليت هاي و توانايي هاي سيستم يكپارچه شهرسازي اعلام واخذ يكباره مدارك مورد نياز جهت پاسخ به درخواست ارائه شده مي باشد. در روند موجود با توجه به نياز واحدها، مدارك مورد نيازدر مقاطع مختلف از شهروندان اخذ مي گردد كه اين امر موجب اتلاف وقت مراجعين ونارضايتي آنها از روند انجام كار در شهرداري مي باشد.
جمع آوري اطلاعات جامع ملك
براساس برنامه كاري، مامور بازديد به محل وقوع ملك هاي مورد نظر در سطح شهر مراجعه ميكند و فرم هاي خاصي كه در قالب سيستم يكپارچه شهرسازي تهيه گرديده است منطبق با دستورالعمل مربوطه تكميل مي نمايد. با تكميل اين فرم ها، كليه اطلاعات لازم براي كار با پرونده با ساختاري مناسب و دقيق و با يكبار بازديد از ملك جمع آوري شده و در اختيار بخشهاي ديگر قرار مي گيرد. بدين ترتيب مراجعات مكرري كه در بعضي موارد جهت بازديد از ملك در وضع موجود انجام مي شود، حذف شده و نقايص و ابهام هاي ناشي از گزارشات سليقه اي ماموران بازديد كه موجب تضييع حقوق مردم يا شهرداري و ايجاد مشكلات درون سازماني براي مديران و ساير كارمندان در روند اجراي كار مي گردد، مرتفع شده و مامور بازديد در يك مراجعه، گزارشگيري دقيقي را از وضع ملك به عمل خواهد آورد.
استفاده واحدهاي درآمدو نوسازي و اصناف از اطلاعات جمع آوري شده
با توجه به اينكه در بازديدهاي انجام شده از ملك كه توسط كارشناسان واحد شهرسازي انجام مي شود، اطلاعات جامعي از ملك بر داشت مي شود كه پاسخگوي نيازهاي اطلاعاتي واحدهاي نوسازي و اصناف نيز مي باشد. بنا براين نياز به بازديد هاي مجدد توسط كارشناسان واحدهاي نوسازي و اصناف از ملك وجود ندارد. بعبارت ديگر، واحدهاي كارشناسي ادارات شهرسازي، نوسازي و اصناف در هم ادغام خواهند شد.
جلوگيري از بازديدهاي مكرر ملك
همانطور كه اشاره شد بمنظور برداشت اطلاعات وضع موجود ملك، فرم هاي جامعي طراحي شده است كه پاسخگويي نيازهاي اطلاعاتي بخشهاي مختلف رسيدگي كننده به درخواستهاي مراجعين باشد.نياز به بازديد هاي مجدد بمنظور برداشت اطلاعات مورد نياز واحدهاي مختلف كه در حين گردش پرونده انجام مي شد، مرتفع مي شود.
بايگاني
در سيستم مكانيزه و يكپارچه شهرسازي، نوسازي واصناف، بايگاني نيز دچار تغييرات ساختاري شده است و موجب بروز تحولاتي اساسي در سيستم موجود بايگاني مناطق خواهد شد.
ادغام بايگاني هاي شهرسازي، نوسازي و اصناف
با پياده سازي سيستم يكپارچه شهرسازي در شهرداري مشهد، با توجه به اينكه اطلاعات بايگاني اداره نوسازي و اصناف زير مجموعه اطلاعات بايگاني شهرسازي است، بايگاني اين ادارات در هم ادغام شده اند.
ايجاد نظم وترتيب پرونده ها
بايگاني پرونده ها بر اساس كلاسه نوسازي ميباشد و نحوه دسترسي به پرونده ها در بايگاني بر اساس كلاسه نوسازي ميباشد. علاوه بر كلاسه نوسازي در سيستم مكانيزه شهرسازي، كليه املاك داراي يك شماره سيستمي مي باشند كه به موقعيت ملك آنها بر روي نقشه اختصاص مي يابد و مانع از تشكيل پرونده هاي مجدد براي املاكي كه داراي كد نوسازي نمي باشند، مي شود
جلوگيري از مفقود شدن پرونده و اسناد مربوط به آن
با توجه به اينكه كليه اطلاعات مربوط به انجام مراحل كاري مختلف، در سيستم بصورت لحظه اي ثبت مي شود، ديگر مسئولين و پرسنل شهرداري نگران مفقود شدن اسناد داخل پرونده نمي باشند، چرا كه اطلاعات مربوط به پرونده در سيستم وجود دارد و بسادگي مي توان، اسناد گم شده را جايگزين كرد.
عدم وابستگي به پرسنل
در سيستم جديد، كليه پرسنل شهرسازي در صورت داشتن مجوز دسترسي به راحتي مي توانند اطلاعات پرونده هاي موجود در بايگاني را ملاحظه نموده و به مرور زمان نياز به مطالعه فيزيك پرونده نيز از بين خواهد رفت. بنابراين سيستم از حالت وابستگي به پرسنل خاص خارج خواهد شد.
گزارشات سيستم
سيستم يكپارچه شهرسازي امكان تهيه گزارشات آماري و مقايسه اي متنوع را براي مديران وسياست گذاران شهرداري بهمراه نمودارهاي گرافيكي فراهم ساخته است. گزارشاتي بشرح زير با اعمال فيلتر هاي مختلف با استفاده از سيستم يكپارچه شهرسازي سيستم يكپارچه شهرسازي قابل تهيه مي باشند.
گزارشات آماري
- گزارش پروانه هاي صادره بصورت دوره اي
- گزارش گواهي هاي صادره بصورت دوره اي
- گزارش پرونده هاي ارسالي به كميسيون ها بصورت دوره اي
- تعداد و وضعيت پرونده هاي در جريان به تفكيك واحد
- تعداد و وضعيت پرونده هاي بايگاني
- تعداد پرونده هاي راكد
- گزارش مساحت عرصه املاك ثبت شده
- عوارض پروانه هاي صادره به تفكيك نوع عوارض
- گزارش گواهي هاي صادره به تفكيك كاربري
- جرايم كميسيون ها
- و…
گزارشات مديريتي
- گزارش عملكرد كاربران به تفكيك بخش و نام كاربر
- گزارش عملكرد صدور پروانه
- گزارش پرونده هاي معلق
- گزارش عملكرد صدور گواهي
- گزارش وضعيت پرونده هاي در جريان
- گزارش پرونده هاي كميسيون ها
- و…
گزارشات تجميعي
- گزارش پروانه هاي صادر به تفكيك مناطق
- گواهي هاي صادره به تفكيك مناطق
- پرونده هاي ارسالي به كميسيون به تفكيك نوع كميسيون و منطقه
- عوارض پروانه هاي صادره به تفكيك مناطق
- گزارش خلافهاي تعيين شده به تفكيك نوع خلاف و منطقه
- وضعيت آراء اجرا شده به تفكيك منطقه
- و…
طراح گردش كار سيستم يكپارچه، ابزاري جهت تعريف نمودن گردش كارهاي مختلف براساس نوع درخواست مي باشد. با استفاده از اين ابزار مي توان مراحل مختلف گردش كار يك در خواست (درخواست صدور پروانه، در خواست پايانكار و…) را در محيطي گرافيكي طراحي نمود. سپس نرم افزار براساس گردش كار تعريف شده، پرونده را در واحد هاي مختلف شهرداري به گردش در خواهد آورد. طراح گردش كار سيستم يكپارچه شهرسازي علاوه بر محيط گرافيكي قدرتمند جهت ترسيم گردش كار، امكان ايجاد ارتباط مراحل كاري ايجاد شده در گردش كار به كاربران، تعيين حداكثر مدت انتظار پرونده جهت انجام عمليات بر روي پرونده، ارسال گزارش هاي خودكار از وضعيت پرونده هاي فعال در واحد ها به مديران مختلف با استفاده از سيستم يكپارچه شهرسازي و پست الكترونيك، تعيين نوع عمليات بر روي پرونده متناسب با وضعيت پرونده را در اختيار كاربران اين نرم افزار قرار مي دهد. سرويس دهنده گردش كار سيستم يكپارچه شهرسازي، يكي از برنامه هاي سرويس دهنده سيستم يكپارچه شهرسازي ميباشد كه براساس گردش كار تعريف شده براي درخواست هاي مختلف، پرونده را در واحدهاي مختلف شهرداري به گردش در مي آورد و مديران را در جريان روند عمليات واحدهاي مختلف قرار مي دهد.
سرويس دهنده گردش كار به همراه سرويس دهنده پست الكترونيك سيستم يكپارچه شهرسازي، مديران مختلف شهرداري را در جريان آخرين وضعيت پرونده ها در واحدهاي مختلف شهرداري قرار مي دهد. با استفاده از اين ابزار مديران شهرداري قادرند كه گزارش هاي خاصي را از مدت انتظار هرپرونده براي انجام كار در هر كارتابل، ليست پرونده هايي كه در موعد مقرر اقدام لازم بر روي آنها انجام نشده، گزارش عملكرد كاربران و… را با استفاده از سيستم يكپارچه و پست الكترونيك در يافت كنند. سرويس دهنده پست الكترونيك سيستم يكپارچه شهرسازي آخر هر روز گزارشات خاصي را از عملكرد كاربران مختلف از سرويس دهنده اصلي سيستم يكپارچه شهرسازي دريافت مي كند و آنرا به آدرس پست الكترونيكي مديران ارسال مي كند.
ارتباط سرويس دهنده گردش كار و سرويس دهنده پست الكترونيك سيستم يكپارچه شهرسازي
سرويس دهنده گردش كار سيستم يكپارچه شهرسازي، گزارشات مختلف از عملكرد كاربران، عملكرد واحدها و گردش پرونده ها در واحدهاي مختلف را، با استفاده از سرويس دهنده پست الكترونيك سيستم يكپارچه شهرسازي، به آدرس الكترونيكي مديران شهرداري ارسال مي كند.