سامانه آرشیو الکترونیکی شامل دو بخش اصلی جمع آوری و مدیریت اسناد است و وظیفه ثبت، نگهداری و دسته بندی اسناد به صورت مکانیزه را بر عهده دارد.
اسناد به صورت روزانه و با به کارگیری سامانه جمع آوری اسناد، اسکن، کنترل و پردازش و پس از دسته بندی خودکار، با استفاده از سامانه مدیریت اسناد آرشیو در نماهای مختلف نمایش داده می شود.
فناوری شناسايي هوشمند اسناد:
در فرآیند خودکار دسته بندی اسناد، نخست نوع فرم های در گردش سازمان برای سامانه تعریف می شود؛ سپس با به کارگیری این قالب های از
پیش تعریف شده، اسناد اسکن شده در سامانه جمع آوری به صورت خودکار در قابل تعریف طبقه بندی می شوند.
ويژگي هاي سامانه آرشيو الکترونيک:
- نمايش گروه بندي اسناد
- نمايش اسناد موجود در يک گروه
- نمايش اسناد به صورت تک برگي
- نمايش ضمائم يک سند
- نمايش اسناد به صورت پشت و رو
- نمايش اسناد به صورت نموداري
- انواع جستجو و فيلتر بر روي کاربران
- ارائه گزارش عملکردکاربر به تفکيک عمليات
- رديابي عمليات کاربران
- گزارش اقدامات انجام شده توسط کاربران
- ارائه گزارشات متنوع از عملکرد کاربران
- دستیابی به اطلاعات از طریق شماره سریال